Senden eines Termines

In der Reminderfox Terminliste werden die zu versendenden Termine markiert. Mittels des Kontext Menüpunktes [Termin Exportieren / Senden] wird der Einladungsprozess eingeleitet. Werden mehrere Termine ausgewählt, so sendet Reminderfox diese als 'Termin Information'. Wird nur ein Termin ausgewählt, kann der Benutzer entscheiden, wie dieser gesandt werden soll.

Wird der Versand als 'Einladung/Terminplan [iCal]' gewählt, so wird das Dialogfeld erweitert. Die Teilnehmernamen mit E-Mail Anschrift müssen eingegeben werden und es kann ggf. ein Mitteilungstext angefügt werden. Mit dem Symbol neben der Eingabe für Teilnehmer lässt sich das Thunderbird Adressbuch aufrufen.

Im Adressbuch von TB/SM/PB werden die gewünschten Teilnehmer markiert. Mittels einer Menüschaltfläche [kopiere Mail Adresse(n)] auf der Symbolleiste des Adressbuches können die Namen und Mailanschriften kopiert werden.

Hinweis: Diese Menüschaltfläche ist ggf. auf der Symbolleiste des Adressbuches zu installieren.

Bei TB/SM/PB werden diese kopierten Angaben direkt in das Eingabefeld "Teilnehmer" des Dialogs "Termin(e) senden" übertragen. Wird Firefox verwendet, erfolgt die Auswahl im Adressbuch ebenso, aber der Eintrag in das Dialogfeld "Teilnehmer" muss separat erfolgen: Im Dialogfenster "Termin(e) senden" Cursor auf das Feld "Teilnehmer" stellen und mittels Kontextmenü [Einfügen] übernehmen. Wird der Dialog "Termin(e) senden" mit [OK] bestätigt, erstellt Reminderfox mit dem gewählten Termineintrag und den Informationen aus dem Dialogfenster "Termin(e) senden" eine Einladung, d.h.

• es entsteht ein E-Mail für die angegebenen Teilnehmer
• in der Terminliste des Organistator wird der Termin mit allen Einladungseigenschaften versehen
• der Organisator kann diese Einladung in seiner Reminderfox Terminliste für die Verfolgung der Teilnehmerantworten nutzen

Hinweis: Wird Reminderfox nicht mit Thunderbird/ Seamonkey benutzt, muß ggf. die Mail-Anwendung und die Mail-Adresse des Einladenden angegeben werden.

Empfangen und Bearbeiten einer Einladung

Ist Reminderfox für die Mail Anwendung Thunderbird installiert, können "iCalendar" Einladungen, die per E-Mail eingehen als Termineinladung in ReminderFox eingelesen werden. Derartige Einladungsinformationen können als Anhang oder innerhalb des E-Mail-Textes, als sogenanntes 'Inline' enthalten sein.

Diese Abbildung zeigt ein geöffnetes Mail einer Thunderbird Anwendung mit einer Einladungsinformation, die hier im Anhang [1] als Datei "ReminderfoxEvents.ics" enthalten ist. Die abgebildeten Schaltflächen [Accept] [Decline] im Kopf des Mail [2] gehören zur installierten Erweiterung "Lightning" -- eine andere Kalenderanwendung. Sollen die Einladungstermine auch dort verwendet werden, so ist dies mit der Lightning Bedienung separat vorzunehmen.

Hinweis: Siehe auch Reminderfox und Lightning gemeinsam verwenden

Für die Bearbeitung der Einladung mit Reminderfox wird der Anhang (hier: ReminderfoxEvents.ics) bearbeitet. Mittels des Kontextmenüs über dem Anhang-Symbol mit dem Menüpunkt [iCal-Termine importieren] aufrufen :

Einladung in den Terminen des Teilnehmers

Mit dem Menü Punkt [iCal-Termine importieren...] wird der Dialog "Termin hinzufügen" mit den empfangenen Einladungsinformationen geöffnet:

[1] Einladungsinformationen: Dieser Bereich informiert über Details der Einladung:

• Termin Optionen
  • von wann ist die Terminplanung
  • die Planungsnummer
  • ob der Termin bestätigt oder vorläufig ist
  • ob es sich um einen öffentlichen oder privaten Termin handelt
• den 'Organisator' mit Mailadresse
• 'Meine Teilnahme' diese Zeile gibt wieder, wie "ich" als Teilnehmer eingeladen wurde.
• Teilnehmer - hier werden weitere Teilnehmer am Termin aufgeführt. Mit dem Personen-Symbol neben der Zeile 'Organisator' und der angezeigten Zahl erfolgt der Hinweis wieviel Teilnehmer für den Termin eingeladen wurden. Dieses Symbol ist auch eine Schaltfläche mit der die Liste der Teilnehmer ein-/ausgeblendet werden kann.

Die Symbole vor den Mailadressen haben folgende Bedeutung:

• RSVP: eine Antwort wird gewünscht
• Rolle/Teilnahme: ist erforderlich, gewünscht, nicht erforderlich
• Status: Aktion notwendig, Teilnahme angenommen / abgelehnt
• Dies zeigt eine erforderliche Aktion des Teilnehmers an.

[2] Die Schaltflächen [Annehmen] [Ablehnen] ermöglichen es dem Teilnehmer dem Organisator über seine Teilnahme zu informieren.

[3] In dem Notizfeld wird der Verlauf der Bearbeitung für den Termin festgehalten. Es kann nach Belieben geändert oder löscht werden ohne die Funkionalität einzuschränken.

[4] Die Daten des Termins (mit Wiederholungsoption), der Ort (Location) und der Titel (Description) können vom Teilnehmer nicht geändert werden. Dies ist nur für den Organisator möglich.

Mit der Bestätigung oder Ablehnung [2] der Einladung sendet der Teilnehmer ein Mail an den Organisator und aktualisiert seinen Termin:

Antwort zu einer Einladung

E-Mails von Teilnehmern mit Einladungsantworten haben das gleiche Erscheinungsbild wie die E-Mails mit Einladungen (siehe oben). Sie werden vom Organisator geöffnet und in die Reminderfox Liste importiert:

[1] Der Organisator sieht - nach dem er auf das Symbol 'Zeige alle Teilnehmer' geklickt hat - den gesamten Terminstatus der eingelesenen Antworten der Teilnehmer [2] In dem Notizfeld wird der Verlauf der Bearbeitung für den Einladungstermin festgehalten. Es kann nach Belieben geändert oder löscht werden ohne die Funkionalität einzuschränken. [3] Die Termindaten/-zeiten (mit Wiederholungsoption), der Ort (Location) und der Titel (Description) können nur vom Organisator geändert werden.

Wichtiger Hinweis:

Eine Änderung dieser Einträge bedeutet eine wesentliche Änderung des Termins und erzeugt automatisch ein Mail an die Teilnehmer. Diese Terminänderung wird durch ein neues Datum und eine andere Nummer ausgewiesen, dies würde an Position [4] erscheinen.

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Hinweise zum Arbeiten mit Terminplanung

Spezifische Hinweise für den Organisator bzw. die Teilnehmer:

Einladender

• Wurde ein Termin bereits als Einladung geschickt, so ist ein erneutes Senden nicht möglich. Es erfolgt eine entsprechende Warnmeldung.
• Änderungen zu Einladungen werden durch Ändern des Termins, des Ortes oder des Titel vorgenommen. Erfolgt eine derartige Änderung wird automatisch ein E-Mail mit der Aktualisierung gesendet.
• Wird versucht eine Antwort eines Teilnehmers ein zweites mal zu bearbeiten/ zu importieren, so wird gefragt ob diese ggf. alte Antwort nochmals bearbeitet werden soll. Falls ja, werden vorhandene, ggf. neuere Antworten von dem Teilnehmer überschrieben.
• Die Auswahl mehrerer Termine wird als "versenden von Termin Informationen" bearbeitet. Die Termindaten werden in eine ICS-Datei geschrieben und als Anhang zu einem E-Mail zur Verfügung gestellt. Es erfolgt keine Einladung.
• Wird ein E-Mail mit einer Einladungsantwort von einem Absender empfangen, der nicht auf der Einladungsliste steht, so erfolgt eine Warnmeldung: "Nicht eingeladener Teilnehmer". Der Organisator kann mittels eines Menüs auswählen, zu welchem Teilnehmer die Antwort ggf. zu zuordnen ist, oder den Vorgang abbrechen.
• Wird ein E-Mail mit einer Einladungsantwort bearbeitet, bei dem der angegebene Organisator nicht mit einem Mail-Accounts übereinstimmt, so wird dieses Mail / diese Antwort nicht als Einladung bearbeitet.

Meine Teilnahme

• Einladungen als Anhang zu E-Mails können nur einmal bearbeitet werden. Weitere Versuch zeigen eine Warnmeldung.
• Für Termine mit Einladungsinformationen, die bereits mit [Akzeptiert] und [Abgelehnt] beantwortet wurden, kann der Teilnehmer diesen Status ändern. Hierzu wird das Symbol "Akzeptiert" bzw. "Abgelehnt" vor dem Teilnehmernamen angeklickt. Dies erzeugt ein E-Mail an den Organisator und ändern den Reminderfox Eintrag entsprechend.
• Mit dem Symbol "Alle Benutzer zeigen" werden alle Namen der Teilnehmer des Termins und deren letzter, empfangene Status angezeigt. Dies muss nicht dem letzten Stand aller Antworten, die beim Organisator eingegangenen sind entsprechen. Hierzu müsste der Organisator den aktualisierten Status erneut an alle Teilnehmer senden.
• Sendet der Organisator einen neuen Status für das Treffen, so werden diese Daten für den Termin übernommen.

Teilnehmer

Der Abschnitt Teilnehmer dient nur zur Information wer an dem Treffen teilnehmen soll und welche Erfordernisse für die Teilnehmer vom Organisator gesetzt bzw. von den Teilnehmern zurückgesandt wurden.